Sertifikasi ISO menjadi dokumen resmi yang membuktikan suatu organisasi memiliki kualifikasi dan komitmen dalam menerapkan standar ISO. Untuk meraih sertifikasi ISO, dibutuhkan beberapa tahapan, salah satunya membuat master list document ISO. Master list document ISO memastikan bahwa seluruh dokumen memiliki identifikasi yang jelas, menggunakan versi terbaru, dan digunakan secara berkelanjutan.
Apa itu Master List Document ISO?
Master List Document ISO merupakan daftar kendali yang berisi dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Manajemen ISO dalam suatu organisasi. Dokumen ini memiliki fungsi untuk menjamin versi dokumen terbaru, mempermudah akses terhadap dokumen yang masih berlaku, menjadi bukti pengendalian audit internal dan eksternal, menghindari duplikasi, serta menjadi referensi dalam mengelola dokumen.
Dalam Master List Document ISO terdiri dari beberapa item seperti jenis dokumen, divisi/bagian, nomor, nama/judul dokumen, nomor dokumen, tanggal terbit, dan kolom keterangan. Bagi organisasi yang ingin mengimplementasikan ISO, wajib untuk mengetahui item-item dalam Master List Document ISO. Berikut penjelasan terkait item-item di atas:
- Nomor Dokumen
Kode yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen.
- Divisi/Bagian
Diperlukan jika Master List Document yang ada dibuat per bagian.
- Jenis Dokumen
Diperlukan untuk memecah atau membagi dokumen sesuai jenis kategorinya.
- Nomor Item
Berfungsi untuk mengetahui total jumlah dokumen pada suatu bagian sesuai jenis dan kategori dokumen.
- Nama/Judul Dokumen
Diisi dengan judul dokumen sesuai proses yang ada.
- Revisi
Diisi dengan nomor revisi dari dokumen yang bersangkutan.
- Tanggal Terbit
Diisi dengan tanggal pertama kali dokumen diterbitkan atau digunakan sesuai revisinya.
- Keterangan
Diisi dengan catatan atau informasi dari perubahan dokumen tersebut jika diperlukan.
Baca juga: Best Practice Pengelolaan Dokumen dan Catatan dalam ISO 9001
Panduan Membuat Master List Document ISO
Bagi Anda yang ingin membuat Master List Document ISO, berikut panduannya:
1. Menentukan Format dan Struktur Master List Document ISO
Dokumen ini dapat dibuat melalui beberapa worksheet seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau sistem manajemen dokumen yang terintegrasi dengan sistem ISO. Selain itu, buat strukturnya berdasarkan item-item yang ada di atas.
2. Identifikasi Dokumen yang Relevan
Kumpulkan dokumen yang berkaitan dengan standar ISO yang ditetapkan di organisasi. Dokumen-dokumen tersebut meliputi manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja, formulir, rekaman mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu, dokumen pendukung lainnya seperti chart, cake diagram dan sebagainya.
3. Susun Dokumen Berdasarkan Kategori
Klasifikasikan dokumen berdasarkan jenisnya seperti prosedur, instruksi kerja, formulir, atau berdasarkan operasional bisnis yang terkait. Hal ini dapat mempermudah pengguna dalam mencari dan menemukan dokumen yang dibutuhkan.
4. Menetapkan Nomor Unik pada Dokumen
Berikan setiap dokumen dengan kode identifikasi yang unik agar mudah diingat dan dilacak. Kode ini dapat berupa huruf dan angka yang menunjukkan jenis dokumen, departemen, nomor urut, dan sebagainya.
5. Melengkapi Informasi Master List
Setelah seluruh dokumen teridentifikasi dan sudah memiliki nomor, lengkapi setiap baris pada master list dengan informasi yang relevan. Selain itu, pastikan informasi yang dimasukkan akurat dan mudah dipahami oleh seluruh pengguna.
6. Perbarui Master List secara Rutin
Karena dokumen ISO mengalami pembaharuan setiap waktu, maka Master List juga harus diperbarui sesuai dengan versi ISO terbaru. Jika terdapat perubahan pada dokumen ISO, Master List dapat mengubah, menambahkan, atau menghapus dokumen sesuai dengan versi terbaru ISO.
7. Berikan Akses dan Pelatihan tentang Master List
Beritahukan kepada seluruh struktur dalam organisasi terkait Master List dan cara mengaksesnya. Karena Master List memiliki kaitan dengan ISO, lakukan pelatihan cara menggunakan Master List dalam mencari dan mengambil dokumen yang dibutuhkan.
Proses sertifikasi ISO memerlukan usaha dalam mengendalikan standar dokumen ISO, maka diperlukan alat bantu dalam mengelompokkan standar-standar ISO dalam satu dokumen sesuai dengan operasional organisasi, yaitu dengan Master List Document. Panduan ini akan membantu organisasi Anda dalam membuat Master List sehingga dapat meraih sertifikasi ISO. Jika Anda memiliki pertanyaan terkait Master List document ISO, Anda dapat mengunjungi website berikut ini sertifikasiisomurah.com. Tim kami berpengalaman di bidang sertifikasi sistem manajemen, legalitas perusahaan, hingga ketenagalistrikan. Hubungi kami untuk mendapatkan penawaran menarik lainnya!
Leave Your Comment