Cara agar sub kontraktor yang patuh terhadap sistem anti suap yaitu dengan menerapkan due diligence sub kontraktor. Hal ini dapat diserahkan kepada audit pihak kedua yang akan memverifikasi kepatuhan operasional, teknis, dan regulasi vendor. Namun, tidak seluruh penerapannya lancar, karena terdapat kesalahan umum yang sering terjadi seperti persiapan yang tidak memadai, analisis keuangan yang tidak memadai, abai terhadap hukum, dan gagal dalam menilai risiko operasional.
Perusahaan dapat menerapkan langkah-langkah due diligence sub kontraktor dengan menetapkan tujuan, mengumpulkan seluruh data, analisis laporan keuangan, mengukur kepatuhan hukum, dan evaluasi efisiensi operasional.
Mengapa Due Diligence Penting dalam ISO 37001?
Mencegah Risiko Hukum dan Reputasi
Due diligence berfungsi sebagai mekanisme kontrol preventif untuk mendeteksi indikator risiko penyuapan, benturan kepentingan, dan rekam jejak penyimpangan hukum terhadap calon mitra bisnis atau individu.
Memenuhi Persyaratan ISO 37001
Standar ISO 37001 mewajibkan organisasi menerapkan prosedur due diligence yang proporsional terhadap tingkat risiko pada transaksi, proyek, kegiatan bisnis, rekanan, dan personel berisiko tinggi. Hasil evaluasi ini menjadi bukti objektif utama dalam audit sertifikasi maupun verifikasi kepatuhan internal.
Mendukung Tata Kelola Perusahaan yang Baik (GCG)
Prosedur uji kelayakan dapat memperkuat pilar GCG, khususnya pada aspek transparansi, akuntabilitas, dan independensi pengambilan keputusan. Dengan melakukan verifikasi independen atas latar belakang dan profiling risiko pihak ketiga, manajemen puncak dapat menjamin pengambilan keputusan berbasis risiko yang bersih dari praktek fraud guna membangun reputasi ekosistem bisnis yang berkelanjutan.
Kapan Due Diligence Harus Dilakukan?
Due diligence bisa dilakukan ketika:
- Pada tahap MOU, sebelum perjanjian definitif, dan pada penutupan transaksi.
- Due diligence dapat menjadi manajemen risiko mendasar dasar dalam memverifikasi keabsahan hukum, mengaudit laporan keuangan, dan menilai potensi liabilitas tersembunyi.
Langkah-langkah Due Diligence Sub-Kontraktor
1.Menetapkan Tujuan
Pertama, tetapkan tujuan Anda dengan menentukan area mana saja yang perlu difokuskan. Contohnya, kepatuhan hukum, stabilitas keuangan, dan efisiensi operasional.
2. Mengumpulkan Seluruh Data
Kumpulkan seluruh data dan informasi yang relevan, seperti laporan keuangan, daftar peralatan, catatan perawatan, kontrak, sertifikasi karyawan, kontrak klien, dan riwayat klien.
3. Analisis Laporan Keuangan
Tinjau arus pendapatan, margin, serta piutang yang belum ditagih. Periksa apakah terdapat keterlambatan pembayaran, klaim yang belum selesai, atau ketergantungan pada satu klien.
4. Mengukur Kepatuhan Hukum
Pastikan seluruh kerja sama mematuhi regulasi yang ada. Hal ini dilakukan untuk mencegah sengketa hukum, klaim, serta perjanjian yang tidak sah.
5. Evaluasi Efisiensi Operasional
Mengevaluasi efisiensi operasional dengan metode due diligence dapat memahami alur kerja yang efisien, SDM yang memadai, dan alat kerja yang terupdate.
Baca juga: Tips Menghindari Sengketa Hukum Proyek Konstruksi
Kesalahan Umum saat Melakukan Due Diligence Vendor
Berikut beberapa kesalahan umum yang sering terjadi ketika melakukan due diligence vendor:
1. Persiapan yang Tidak Memadai
Kesalahan terbesar dalam pelaksanaan due diligence yakni tidak adanya persiapan yang matang. Kesalahan ini disebabkan oleh pemahaman tentang target dan riset awal yang buruk.
2. Analisis Keuangan yang Tidak Memadai
Pemeriksaan keuangan menjadi sektor yang krusial, tetapi terkadang banyak profesional yang luput dari analisis, sehingga sering terjadi kesalahan dalam penafsiran data keuangan. Kelalaian ini dapat mengakibatkan penilaian yang keliru sehingga menyebabkan kesalahpahaman.
3. Abai terhadap Aspek Hukum
Mengabaikan aspek hukum termasuk kesalahan besar yang menimbulkan
kekacauan dalam uji kelayakan.
Hal ini termasuk abai terhadap:
- Kepatuhan hukum
- Gagal meninjau kontrak
- Melewati kewajiban.
- Aspek hukum pasca kontrak
- Tuntutan hukum
- Denda
- Sanksi regulasi
4. Gagal dalam Menilai Risiko Operasional
Menilai sektor eksternal seperti risiko operasional sering kali terlewat oleh manajer risiko. Kegagalan mengevaluasi risiko operasional dapat mengakibatkan tantangan tak terduga yang menghambat proses integrasi dan kinerja operasional.
Bagaimana Audit Pihak Kedua Membantu Memastikan Kepatuhan Vendor?
Audit pihak kedua berfungsi sebagai mekanisme evaluasi langsung bagi organisasi untuk memverifikasi kepatuhan operasional, teknis, dan regulasi vendor terhadap kriteria kontraktual maupun standar yang disepakati. Penerapan pendekatan yang berbasis bukti dan risiko, dalam proses ini memungkinkan organisasi mengidentifikasi potensi ketidaksesuaian, memitigasi risiko kegagalan rantai pasok, dan memastikan pelaksanaan tindakan korektif yang terukur demi menjaga konsistensi mutu produk dan layanan.
Uji kelayakan perlu dilakukan agar seluruh pihak yang berkepentingan terlindung dari sengketa hukum. Maka, penting bagi pemilik kontrak dan vendor untuk melakukan profiling secara peer-to-peer dan melakukan audit internal guna mengatasi potensi yang terjadi jika tidak dihadirkan di dalam perjanjian kontrak yang dilakukan.
Ingin mencegah hal itu terjadi? Segera konsultasikan dengan tim kami terkait penerapan due diligence pada sub kontraktor. Tim kami berpengalaman di bidang implementasi prinsip kepatuhan, sistem manajemen, hingga terkait legalitas dan perizinan perusahaan.
Hubungi tim kami dan segera jadwalkan konsultasinya dengan profesional kami!