6 Tahapan Mengikuti Tender yang Harus Diketahui!

Dalam bisnis, terdapat proses pengajuan penawaran untuk mendapatkan, barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi. Proses tersebut yaitu tender. Tender dapat dilakukan oleh pemerintah atau lembaga untuk proyek-proyek besar yang memiliki tenggat waktu terbatas. Untuk mendapatkan peluang tender, terdapat 6 tahapan mengikuti tender yang harus diketahui!

Apa itu Tender Proyek

Mengacu pada KBBI, tender adalah tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang. Definisi tender juga terdapat pada Perpres Nomor 16 tahun 2018 yang menyatakan,  tender adalah  metode pemilihan untuk mendapatkan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya.  Dalam pemahaman umum, tender adalah aktivitas jual beli yang melibatkan penyedia atau vendor untuk mendapat proyek dari lembaga atau perusahaan penyelenggara. 7 tips menjadi perusahaan konstruksi terbaik.

Prosedur pemilihan tender mewajibkan vendor untuk mengajukan penawaran harga dan kualitas barang/jasa yang dibutuhkan penyelenggara. Vendor yang mendapatkan tender merupakan vendor yang menawarkan  harga dan kualitas yang terbaik di antara vendor lainnya. Yang dapat mengikuti vendor yaitu seluruh badan usaha dari berbagai skala, mulai dari mikro, kecil, menengah, dan besar yang telah memiliki bukti legal secara administratif.

Syarat Mengikuti Tender

Untuk dapat mengikuti tender, terdapat beberapa syarat berikut ini:

1. Legalitas Perusahaan

Syarat sah untuk mengikuti tender adalah memiliki legalitas perusahaan. Semua pihak yang terlibat dalam proses ini harus resmi dan didirikan berdasarkan  hukum. Penyelenggara akan memeriksa akta perusahaan, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan dokumen resmi lainnya lainnya untuk membuktikan legalitas perusahaan.

2. Mempelajari Proposal dan Kontrak Penyelenggara

Sebelum mengikuti tender, vendor terlebih dahulu mengkaji kontrak penyelenggara. Setelah itu, dapat mengubah penawaran terbaik dengan memperhatikan harga dan kualitas untuk menarik penyelenggara.

3. Memenuhi Penawaran

Langkah terakhir yakni sanggup memenuhi penawaran pihak penyelenggara. Dengan memenangkan tender artinya vendor dipercaya oleh pihak penyelenggara untuk menjalankan proyek tersebut. Pada tahap ini, vendor harus bertanggung jawab dan berkomitmen penuh atas penawaran yang diberikan penyelenggara.

Tahapan Mengikuti Tender

Terdapat 6 tahapan dalam mengikuti tender berikut ini:

1. Menerima Undangan

Pemasok, penyedia, atau vendor untuk mengikuti tender harus menerima undangan dari pihak penyelenggara. Undangan ini biasanya dikirim kepada vendor  yang terbiasa mengikuti tender. Namun, vendor dapat mengizinkan  vendor lain yang belum pernah mengikuti  tender untuk berpartisipasi.

2. Penyelenggara Memberikan Penjelasan tentang Tender

Pihak penyelenggara akan memberikan deskripsi dan persyaratan kepada para vendor terkait hukum dan teknis tender. Sebelum mengikuti tender, para vendor harus menerima undangan dari pihak penyelenggara dan memenuhi persyaratan mengikut vendor seperti akta notaris, NPWP, catatan pajak, dan rekening keuangan selama tiga tahun terakhir.

3. Pengajuan Proposal

Vendor mengajukan proposal teknis, biasanya meliputi biaya penawaran dan kualitas. Biaya penawaran dilakukan untuk proyek yang memiliki nilai tinggi, yang akan cair setelah proses penawaran. Ini tidak berlaku untuk proyek-proyek kecil.

4. Presentasi Proposal

Bagi vendor yang memenuhi persyaratan, mereka akan diundang untuk mempresentasikan proposal serta menguraikan harga dan produk/jasa yang ditawarkan kepada pihak penyelenggara.

5. Pengumuman Hasil Presentasi

Pihak penyelenggara akan mengumumkan hasil dari presentasi proposal yang sudah dilakukan kepada masing-masing vendor. Vendor yang lolos akan diundang untuk ikut lelang dalam menentukan harga.

6. Tahap Lelang (Auction)

Penyelenggara akan memilih vendor sebagai pemenang tender berdasarkan harga dan kualitas terbaik. Vendor yang memenangkan tender akan diberi kontrak untuk melaksanakan proyek tersebut.