Best Practice Pengelolaan Dokumen dan Catatan dalam ISO 9001 - Kawan Indonesia Selaras

ISO 9001 adalah standar nasional untuk Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang menetapkan persyaratan untuk mendapatkan kepuasan pelanggan dan peningkatan berkelanjutan. Salah satu aspek kunci ISO 9001 adalah dokumentasi quality management system atau QMS yang berfungsi sebagai alat komunikasi, bukti kesesuaian, dan berbagai macam kepatuhan. Namun, banyak organisasi yang kesulitan untuk membuat dan memelihara dokumentasi QMS yang efektif dan memenuhi persyaratan standar sesuai kebutuhan mereka. 

QMS merupakan sebuah prosedur yang bertujuan bagi organisasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. QMS mampu membentuk organisasi untuk merencanakan, mengimplementasikan, memantau hingga meningkatkan kinerja dan kualitasnya dengan cara yang sistematis dan konsisten. Simak juga integrasi ISO 9001 dengan sistem manajemen lainnya.

Praktik Terbaik  Pengelolaan Dokumen ISO 9001 

Perusahaan harus menerapkan beberapa strategi pengelolaan dokumen ISO 9001, seperti:

1. Menyusun Kebijakan dan Prosedur 

• Penetapan kebijakan pengelolaan dokumen: Kebijakan harus mencerminkan komitmen perusahaan terhadap kualitas dan kepatuhan terhadap standar ISO 9001. 
• Identifikasi prosedur utama: Langkah ini termasuk prosedur untuk pembuatan, distribusi, pengendalian versi, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemutakhiran dokumen. 
• Pengaturan tanggung jawab: Kegiatan ini menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas pembuatan dokumen, siapa yang memiliki otoritas untuk menyetujui dokumen, dan siapa yang bertanggung jawab atas pengendalian distribusi. 
• Pembuatan dokumen resmi: Dokumen ini harus disusun dengan format yang sesuai dan diberikan kepada semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan dokumen. 

2. Penggunaan Sistem Manajemen Dokumen

• Keunggulan sistem digital vs manual: Penggunaan sistem digital memiliki beberapa keunggulan seperti aksesibilitas yang lebih mudah, kemampuan untuk menyimpan dan mencari dokumen secara cepat, hingga fitur keamanan yang lebih sesuai kebutuhan untuk perusahaan dalam skala kecil.
• Rekomendasi perangkat lunak: Beberapa perusahaan memilih menggunakan sistem manajemen dokumen digital agar lebih mudah. Ada beberapa perangkat lunak yang bisa digunakan seperti Google Drive, Dokumentasi ISO dan masih banyak lagi. 

3. Penomoran dan Pengarsipan Dokumen

• Sistem penomoran yang efektif: Penomoran dokumen harus dilakukan secara sistematis dan konsisten. Penggunaan sistem penomoran yang terstruktur seperti kode alfanumerik yang bisa membantu memudahkan proses identifikasi dan pencarian dokumen. 
• Metode pengarsipan yang efisien: Pengarsipan dokumen harus dilakukan dengan metode yang efisien untuk memastikan dokumen tersimpan dengan rapi dan mudah diakses ketika dibutuhkan.